FORECASTING OR NOT FORECASTING

13 Settembre 2019 / By Chiara Consorti
Tempo di lettura: 7 minuti

PERCHE’ DOVREI MISURARE I DATI FINO ALL’ULTIMO GIORNO DI APERTURA DEL MIO HOTEL?

Che tu sia un hotel annuale o stagionale, Settembre è il mese dell’odi et amo: mese in cui si riprende fiato ma anche di grande ansia perché il planning ha un’occupazione sempre sul filo del rasoio, il tuo fatturato è sempre sulla soglia dell’accettabile, il tuo albergo si riempie e si svuota alla velocità della luce e tutto cambia da un giorno all’altro.

Settembre è il mese delle chiusure, del “che bello è passato ferragosto”, del “dai che tra poco si chiude” (e se sei una struttura annuale “dai che tra poco prendiamo fiato…”) ma anche della fatica, del trascinamento per inerzia verso la luce in fondo al tunnel e l’ansia di “tenere aperto per niente” pagando dipendenti che potresti mandare a casa con conseguente gastrite personale perché potresti anticipare anche tu le ferie.

Ti svelo un segreto:
Per noi di youRevenyou settembre è il mese del “teniamo duro ragazzi che è ancora tutto da giocare!”

E’ il mese che ci permetterà di consolidare il budget che avevamo previsto oppure di recuperare quel mese piovoso di inizio stagione o la performance deludente di una stagione che si prospettava la più bella di sempre ma che in realtà è arrivata con fatica ad eguagliare il fatturato della stagione precedente.


BUDGET PREVISIONALE E QUANTO TI MANCA ALLA META

A inizio stagione hai elaborato il tuo budget previsionale: consapevole di ciò che avevi ottenuto la stagione precedente e fiducioso del fatto che quest’anno avresti avuto tutte le carte in regola per performare meglio.
Poi però è arrivato il maltempo, il cameriere che se ne è andato il 1° agosto e tu al posto delle prenotazioni hai dovuto segnare le comande del ristorante…così sono passati i giorni e in un batter d’occhio è arrivato Settembre: APERTI, SCATTANTI e pronti a recuperare.

Il tuo planning però è un baratro: camere vuote che non si riempiono nonostante le tariffe minime che hai inserito perché “è bassa stagione ed è meglio non esagerare”.
Come ogni anno la tua web agency ha già attivato tutte le campagne da metà agosto e hai già proposto lo sconto dello sconto con bambini, nonni e amici gratuiti purché vengano da te.

Cosa sto sbagliando? E’ il prezzo giusto? AIUTO!

KEEP CALM, respira profondamente e chiuditi nel tuo ufficio: è tempo di analizzare!

 

Finché il tuo hotel è aperto, quella camera vuota è la tua opportunità per raggiungere il fatturato.
Ti servono innanzitutto degli alert:

  • Budget previsionale: quanto ti manca a quello che hai previsto di raggiungere?
  • Quante camere ti servono per raggiungere questo budget e a quale tariffa devi venderle?
  • E soprattutto: ma questo baratro è solo una tua percezione o anche l’anno scorso la situazione era altrettanto incerta?!

Per qualsiasi di queste domande hai bisogno di numeri e i numeri te li dà in primis lo storico, che ti dice quanto hai fatturato l’anno scorso e a cosa ambire…ma oggi, 1° settembre 2019 la cosa che ti preme di più è sapere

COME ERO MESSO IL 1° SETTEMBRE 2018??

Anzi meglio ancora: rispetto ad oggi DOMENICA 1° SETTEMBRE 2019, come ero messo DOMENICA 2 SETTEMBRE 2018? 😀

Non ci sono bacchette magiche né calcoli e statistiche ingegneristiche da fare: devi CONSULTARE IL FORECAST e analizzare realmente quanto avevi già consolidato l’anno scorso ad oggi e cosa è cambiato (o meno) quest’anno.

 

Il FORECAST year to date (YTD), cioè confrontato con i dati registrati nella medesima data dell’anno precedente, ti permette nel vivo di capire

  • Quanto fatturato avevi già consolidato, con quante room nights vendute e a quale adr
  • Quanto fatturato hai consolidato oggi e lo scostamento della tua performance attuale rispetto all’anno scorso
  • Qual è lo scostamento del tuo fatturato attuale al budget previsionale che ti sei prefisso

 

Una volta aperto il tuo file di FORECAST e analizzato sia il totale mese che i dati settimana per settimana (se non giorno per giorno), ti si apriranno 3 scenari:

  • SONO IN VANTAGGIO > evviva! La tua era solo una preoccupazione  immaginaria. Stai vendendo di più e a tariffe maggiori.

 

Quanto ti manca al budget previsionale e a quanto devo vendere? Il giochino è semplice ma efficace:

BUDGET PREVISIONALE – BUDGET CONSOLIDATO AD OGGI = scostamento al budget previsionale

SCOSTAMENTO BUDGET / ROOM NIGHTS DA VENDERE** = ADR di vendita minima necessaria per raggiungere tale obiettivo.

** siano esse le camere che ti mancano in totale da vendere per tutta la struttura o rapportato alla % di occupazione che intendi ottenere per raggiungere il risultato.

 

Una volta che hai tutti i dati chiari nella tua mente…apri la porta e vai a fare una passeggiata!
In questo primo caso, hai capito che tutto fila come deve e non hai ulteriori preoccupazioni se non dire al tuo ricevimento: converti e butta dentro!!

  • SONO IN LINEA CON I DATI YTD DELL’ANNO SCORSO > meno male era solo un’impressione! Sono in pari fatturato e sto vendendo alle stesse tariffe dell’anno scorso. Non è detto che raggiungerò il budget previsionale (e su questo ci interrogheremo in separata sede) ma posso dire di non essere lontano dall’eguagliare il fatturato dell’anno scorso.

Vedi sopra: fai il tuo esercizio sul budget previsionale e controlla che sia tutto in linea per poter raggiungere l’obiettivo.

  • SONO IN SVANTAGGIO > aiuto, si salvi chi può! Diciamoci la sincera verità, non è sempre detto che settembre sia il mese del last minute e che sicuramente le camere arriveranno…

non devi mai dimenticare il principio che NON SEI UN PREZZO!

E non è detto che tutto dipenda esclusivamente dalla tariffa più perfetta e studiata che hai elaborato per la tua struttura.

Il revenue è una materia incredibile: ti dà accesso ad un sacco di materiale, dati e certezze su cui basarti per non farti prendere dal panico…ma il revenue manager non è Nostradamus!

Noi RM sistematicamente sbagliamo. e sistematicamente correggiamo, Perché facciamo monitoraggio delle vendite, sistematicamente! 

Edoardo Caldari

Vedi sopra: fai il tuo esercizio sul budget previsionale e poi cerchiamo di capire

  • Cosa è cambiato rispetto all’anno scorso?
  • C’è qualche attività su cui non ho ancora investito?
  • Il mercato è cambiato: posso far qualcosa di nuovo?

 

Arrivano momenti come questo dove purtroppo dobbiamo ampliare la nostra visione e capire quale altro tassello manca per arrivare al risultato…scindendo analiticamente:

  • quali sono i fattori che posso controllare (e su cui dobbiamo agire subito!!)
  • quali sono i fattori indipendenti dalla nostra volontà (a cui possiamo reagire al meglio, mettendo in campo tutte le opportunità possibili).

 

E qui lascio la parola alle mie colleghe:

 

Tutte le decisioni che prenderai da adesso in poi per il tuo SETTEMBRE, saranno frutto dell’analisi di quei numerini che con tanta fatica e costanza hai segnato nei tuoi file FORECAST dall’anno scorso ad oggi, fino all’ultimo giorno di chiusura!

E quindi, se non hai ancora mai compilato il tuo file del FORECAST:
E’ IL MOMENTO GIUSTO PER INIZIARE

Se non sai come farlo, te lo spiego nel prossimo articolo su questo argomento: puoi iniziare anche se la stagione si sta concludendo o ti sembra comunque troppo avanzata > ogni singolo dato che collezioni oggi, ti aiuterà a valutare e rispondere alle tue preoccupazioni dell’anno prossimo.

Qualsiasi sia lo scenario in cui ti sei immedesimato in questo articolo, puoi concederti un respiro di sollievo: ci sono strumenti e dati che ci aiutano a dare una risposta SEMPRE.

 

Per oggi, metti in pausa l’ansia perché se sei consapevole di cosa sta succedendo, sei centrato e proattivo nel gestire la situazione invece che subirla.
Per oggi, dimenticati le ferie perché hai ancora delle opportunità di vendita davanti a te.
Siamo ancora in corsa e come diceva Enzo Ferrari:

La macchina da corsa perfetta è quella che si rompe un attimo dopo il traguardo

Enzo Ferrari

…NON PRIMA!

Buona corsa a tutti!

About The Author

Chiara Consorti

Misura, valuta e apporta miglioramenti ai processi aziendali assicurando l’efficienza delle operazioni revenue e di settaggio strategico. Non le sfugge un dettaglio e non c’è novità che non venga considerata. Update è l’obiettivo! . "Non cerco di ballare meglio di chiunque altro. Cerco solo di ballare meglio di me stesso." [Mikhail Michailovič Baryshnikov]

PER VENDERE MEGLIO

NON BASTA AVERE IDEE
occorre metterle in pratica.

Segui i nostri consigli e fidati, perché funzionano.