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COME SI FA UN FORECAST E A COSA SERVE?
Il termine forecast ci suggerisce già la sua funzione intrinseca ovvero la “previsione”, l’attività che ci permette di ipotizzare l’andamento delle vendite sulla base del trend e dei dati consolidati nell’anno in corso.
Hotel360 definisce il forecasting alberghiero come la
“disciplina fondamentale per l’implementazione di corrette strategie di revenue management per Hotel.”
Tracciare oggi è fondamentale per capire come sta andando ora e per rispondere in futuro a quello che accadrà.
Sebbene il problema primario per la tua azienda è la mancanza di tempo, questa attività può sembrarti articolata e dispendiosa ma se fatta in maniera procedurale ti permette di creare un database che sarà la tua Bibbia per le tue analisi.
L’analisi del forecast è indispensabile sia per confrontare la performance da una data di rilevazione all’altra dell’anno corrente sia per valutare le performance YEAR TO DATE, ovvero confrontate con il fatturato consolidato l’anno precedente nella medesima data di rilevazione*.
* nelle analisi di revenue management per medesima data dell’anno precedente si intende lo stesso giorno del mese e della settimana dell’anno prima, non il numero della data!
L’attività di forecast è assolutamente interessante se effettuata tutti i giorni, perché ti dà consapevolezza del trend delle vendite day by day, ma può essere efficace anche se svolta almeno una volta a settimana.
Ecco di seguito gli step che ti aiutano ad avere un quadro completo della situazione:
FOTO DEL PLANNING
Fare le foto al planning è un’attività molto semplice che risponde graficamente a due esigenze di vendita:
- Analisi tipologica: fotografare il planning sia completo che filtrato per tipo camera ti dà la panoramica reale dello status delle prenotazioni. Ad un primo sguardo puoi già valutare se ci sono delle tipologie più vendute, su cui puoi ad esempio fare dei rialzi, e/o ci sono tipologie che risultano meno richieste e su cui devi agire strategicamente per privilegiarle nella vendita.
- Confronto planning year to date: quante volte hai pensato “l’anno scorso avevo il planning pieno a quest’ora!” oppure “siamo vuoti ma mi mancano i soliti clienti storici che prenotano all’ultimo”.
Sono tutte supposizioni che potrai verificare consultando le foto del planning dell’anno precedente per capire se la percezione attuale di vuoto sia reale, oppure per ricercare i nomi di quei “soliti clienti” che l’anno scorso avevano già prenotato per procedere a dei recall sistematici.
ELENCO PRENOTAZIONI
Scaricare la stampa delle prenotazioni inserite nel planning dall’ultima rilevazione effettuata è un ottimo esercizio per avere a colpo d’occhio, insieme alla foto del planning, la visione generale dell’andamento del prenotato: c’è una particolare richiesta concentrata in un periodo dell’anno? Le conversioni si sono fortemente rallentate rispetto alla rilevazione della settimana precedente?
PICK UP
E’ definito pick up il valore che restituisce la differenza tra un periodo in analisi e l’altro. Nello specifico il Pick Up si può misurare per ADR – Average Daily Rate, RN – Room Nights, Revenue, RevPAR – Revenue Per Available Room, e per gli altri KPI – Key Performance Indicators in genere.
Un parametro che ci aiuta a valutare l’andamento delle vendite nel concreto e che vi invito a tracciare è prima di tutto il pick up delle roomnights, ovvero identificare il numero di camere vendute tra una data di rilevazione e l’altra.
Almeno una volta a settimana segna in un file le camere rimaste libere e calcola il delta con l’ultima misurazione effettuata.
Questo tipo di attività ti aiuta a rispondere a due domande:
- Ho la percezione di ricevere molto richiesta ma sto convertendo davvero? Se sì in quali settimane specifiche?
- Com’era la situazione dell’occupazione year to date: sono più pieno o più vuoto rispetto alla stessa data dell’anno scorso?
PREVISIONE FORECAST DEL FATTURATO
A questo punto della rilevazione si apre il vaso di pandora: il monitoraggio del forecast può variare a seconda del quantitativo di parametri che vuoi tracciare ed analizzare per la tua struttura.
Gli indici fondamentali sono:
- Total revenue
- Room revenue
- Room nights vendute
- % di occupazione
- ADR (avarage daily rate)
- Revpar (revenue per available room)
- % di incidenza delle Ota sul fatturato totale
E tutti questi parametri possono essere a loro volta analizzati per:
- Totale fatturato del mese/della settimana/del giorno
- Tipo camera
- Trattamento
Sempre visibili nel file forecast vi consiglio di tenere:
- History: ovvero i dati a consuntivo maturati l’anno precedente per capire quanto sei lontano dal consolidamento del venduto
- Budget previsionale: dato ancora più importante che ti indica quanto manca al tuo obiettivo di quest’anno.
Ogni singolo dato che inserisci nel file è un indicatore che può supportarti per analizzare e rivalutare le tue strategie.
Ma, ci sono alcuni grandi MA da considerare:
- Riuscirò a consultare tutta questa mole di dati così polverizzati in mille sfaccettature della stessa mela?
- Quali dati posso rilevare comodamente e automaticamente dal mio gestionale e quali devo inserire manualmente?
Sicuramente la componente tempo rimane fondamentale per decidere il livello di approfondimento che vuoi raggiungere con queste rilevazioni.
In un mondo ideale tutti gli indicatori sono utili perché per valutare un aspetto diverso della tua performance (vendita tipologica, peso di un trattamento rispetto ad un altro, incidenza della Ota), tuttavia dobbiamo rimanere pratici ed efficienti senza polverizzare troppo i dati per non perdere il focus sugli indici.
Il perfetto revenue manager ha una visione macro delle vendite e approfondisce in maniera opportuna i dettagli sulla base del tipo di struttura, delle esigenze contingenti della vendita e della richiesta del mercato.
Un secondo aspetto che vi guida nella personalizzazione del vostro file forecast è la qualità della fonte da cui potete attingere i dati di vendita ovvero il gestionale.
Oggi ti svelo un piccolo grande segreto…
Il gestionale perfetto non esiste!
O (per essere più ottimisti) non ancora 😉
Quindi è arrivato anche per te il momento di affrontare la sfida più ardua del revenue manager: la raccolta dei dati!
Prima di intraprendere questa affascinante scalata verso la conoscenza e iniziare a raccogliere il tuo prezioso bottino di dati in forecast, rifletti sui seguenti aspetti:
- Che tipo di struttura sei (in termini di vendita tipologica e di trattamenti offerti)?
- Quali sono i quesiti a cui devi rispondere e di conseguenza a quali conclusioni desideri arrivare?
Sulla base di queste considerazioni puoi personalizzare il tuo file forecast.
PROCEDURA
Come tutte le attività efficienti ed efficaci, il monitoraggio delle vendite in forecast va effettuato con costanza e proceduralizzato in modo da raccogliere dati omogenei e permettere il confronto year to date con l’anno successivo.
Quando? Almeno una volta a settimana: l’ideale sarebbe lo stesso giorno per ogni settimana in modo da avere un confronto regolare dei dati anche l’anno successivo.
La rilevazione può essere effettuata direttamente dal Direttore della struttura o delegata a qualcuno del ricevimento, ma ti invito ad eseguirlo personalmente come esercizio revenue non solo perché ti aiuta a dare risposta ai tuoi dubbi ma ti dà il polso reale della situazione sulle tue vendite.
Come? A onor del vero esistono sul mercato dei software che in particolari casi possono automatizzare le tue rilevazioni, ma in mancanza di programmi adeguati e per ovviare alle “mancanze” del tuo gestionale, il forecast può essere effettuato con il più vecchio e efficiente calcolatore disponibile nel tuo pc: excel!
Ogni rilevazione va catalogata con ordine nel tuo database in modo che possa essere facilmente reperibile e consultata all’occorrenza.
Non è mia intenzione essere disfattista sugli strumenti in possesso degli albergatori e dei loro revenue manager attualmente e mi auspico che l’evoluzione tecnologica supporti sempre più le nostre analisi, ma devo essere sincera sul fatto che ad oggi è necessario trovare un equilibrato compromesso per ottenere le statistiche necessarie.
Compromesso non è una parola che piace molto a noi “combattenti” di yourevenyou e da tempo ci consultiamo con le assistenze dei gestionali di tutti i nostri clienti per cercare di automatizzare il più possibile l’elaborazione dei dati, ma ci rendiamo anche conto che l’investimento di tempo è un costo da calcolare e che molti strumenti ancora non sono evoluti come vorremmo: l’importante è non demordere ed essere consapevoli di opportunità e limitazioni delle rilevazioni che effettuiamo.
Pretendi dal tuo gestionale la massima performance, ma non aver paura di investire il tuo tempo per raccogliere i dati manuali con excel perché ti forniscono i parametri che saranno il faro nella nebbia per studiare e migliorare le tue vendite.
Perché? Alla fine di questo articolo spero di aver suscitato in te tante domande e la voglia di analizzare tutto questo matematicamente.
Prima, durante e dopo le vendite i quesiti e le sensazioni sono sempre tanti ma la domanda fondamentale resta:
About The Author
Chiara Consorti
Misura, valuta e apporta miglioramenti ai processi aziendali assicurando l’efficienza delle operazioni revenue e di settaggio strategico. Non le sfugge un dettaglio e non c’è novità che non venga considerata. Update è l’obiettivo! . "Non cerco di ballare meglio di chiunque altro. Cerco solo di ballare meglio di me stesso." [Mikhail Michailovič Baryshnikov]